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Damit sich ein vor allem langfristig geschäftlicher Erfolg einstellt, müssen Existenzgründer viele Faktoren berücksichtigen. Einer dieser wichtigen Bestandteile ist die sinnvolle Organisation – fehlt sie, stürzt die geplante Unternehmung folglich ins Chaos. Und das ist fatal, denn schnell kann man sich dann finanziell ruinieren. Wenn Sie also einen geschäftlichen Erfolg mit Ihrer Existenzgründung anstreben, müssen Sie vorab bedenken, wie Sie Ihre unternehmerischen Aktivitäten vollziehen wollen.

Für eine sinnvolle Organisation ausführlich planen

Eine sinnvolle Organisation findet üblicherweise im Büro statt, wobei die einzelnen Funktionen wie etwa Beschaffung, Lager, Produktion und Vertrieb zu berücksichtigen sind. Dabei ist wichtig, wie diese entsprechenden Funktionen so aufeinander abgestimmt werden, dass eine Effizienz zum Tragen kommt, die letztendlich zum geschäftlichen Erfolg führt.

Grundlegend sollten Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter übertragen, um Stress zu vermeiden und andererseits, um als Geschäftsführer den Überblick zu behalten. Dennoch haben auch Sie als Geschäftsführer wichtige Aufgaben zu erfüllen, weshalb Sie sich täglich organisieren müssen. Das heißt, Sie sollten sich jeden Tag Zeit dafür nehmen, alle Notizzettel zu sichten sowie in den Terminkalender zu schauen. Weiterhin vernichten Sie Papiere, Visitenkarten und Kreditkarten, welche nicht mehr benötigt werden. So schaffen Sie Platz auf dem Schreibtisch – alles wirkt nicht mehr so chaotisch.

Sinnvolle Organisation – Auftragsabwicklung

Wenn Sie Dienstleistungen oder Produkte anbieten, erhalten Sie von Kunden selbstverständlich Aufträge. Achten Sie dabei darauf, dass Sie nicht von Beginn an unter Auftragsdruck stehen. Wenn Ihnen ein Auftrag zu schwierig erscheint, lehnen Sie die Erfüllung besser von vornherein ab. Zwar ist es gerade für einen Existenzgründer wichtig, an Kunden und Aufträge zu kommen, dennoch ist es oft besser, komplizierte Aufträge abzulehnen anstatt die entsprechende Lieferfristen nicht einhalten zu können – das nämlich macht erst recht keinen guten Eindruck beim Kunden. Eine Auftragsabwicklung muss stets 100-prozentig sichergestellt sein.

Checkliste bezüglich Auftragsabwicklung:

• Angebot erfassen, inklusive Vorkalkulation
• Kundenauftrag erfassen
• Durchführung planen, unter Berücksichtigung des Abgabetermins
• Material beschaffen
• Produktion vorbereiten
• Materialaufwand feststellen
• Produktionszeit feststellen
• Zwischenkalkulation erstellen
• Auslieferung an Kunden
• Rechnung erstellen
• Nachkalkulation erstellen
• Zahlungseingang überwachen

Für eine sinnvolle Organisation alles im Überblick behalten

Wie Sie feststellen, geht es bei einer sinnvollen Organisation vor allem darum, alles im Überblick zu behalten. Folglich ist eine Dokumentation, die in Bezug zu einem Auftrag steht, unabdingbar. Legen Sie also entsprechend Kundendatenbanken an. So wissen Sie immer, welcher Kunde bei Ihnen was in Auftrag gegeben hat. Außerdem können Sie auch im Sinne des Marketings auf diese Kundendatei zurückgreifen und den jeweiligen Kunden direkt Angebote unterbreiten.

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Der Weg in die Selbständigkeit – Ratschläge für Existenzgründer

Sobald Sie mit Ihrem Projekt oder Ihrem Unternehmen starten, dürfen Sie nicht von vornherein erwarten, dass Kunden sich sofort auf Ihr Angebot stürzen. Selbst, wenn bereits ausreichende Einführungswerbung vorausging – Menschen sind eben von Natur aus skeptisch. Trotzdem muss weiterhin Werbung verteilt werden – vielleicht ist aber Direktwerbung, beispielsweise ein Werbebrief, sinnvoller. Überzeugen Sie potenzielle Kunden also von Ihren Produkten oder Dienstleistungen. Sie müssen Ihren Kunden Mehrwert bieten.

Für die Selbständigkeit ein Frühwarnsystem einrichten

Sinnvoll für Ihr Unternehmen ist es, ein Frühwarnsystem einzurichten, um direkt auf eine Lösung zurückgreifen zu können, falls Probleme in wirtschaftlicher Hinsicht entstehen sollten. Dadurch wird es Ihnen ermöglicht, wirtschaftliche Schäden zu vermeiden, zumindest aber gering zu halten. Folglich gilt, alle Ereignisse, die den Geschäftsalltag betreffen, zu dokumentieren, zu analysieren und stetig zu prüfen. Fragen Sie sich in Bezug auf Ihr Projekt bzw. Ihr Unternehmen, welche Schäden eintreffen können und wie diese zu lösen sind.

Einnahmen sicherstellen – vor allem wichtig für Existenzgründer

Denken Sie daran, Rechnungen schnellstmöglich zum Kunden zu schicken, damit der finanzielle Zufluss zügig erfolgen kann. Das ist besonders wichtig für Existenzgründer, denn neu gestartete Unternehmen brauchen in der Regel mindestens ein halbes Jahr, bis sich rentable Umsätze generieren lassen. Setzen Sie zudem die für Sie optimale Zahlungsbedingung beim Kunden durch – auch das kann für das Minimieren von Ausgaben hilfreich sein. Und damit es zu keinen rechtlichen Schwierigkeiten kommt, führen Sie alle notwendigen Geschäftsdaten in den Rechnungen auf. Sorgen Sie im Rahmen Ihrer Selbständigkeit außerdem für eine ordnungsgemäß durchgeführte Buchhaltung.

Organisation der Produktion

Erst dann, wenn mehrere Abteilungen eines Unternehmens optimal miteinander verzahnt sind, kann ein hoher Output erreicht werden. Deshalb stellen Sie unbedingt sicher, dass die Produktionsprozesse Ihrer Firma praktisch und richtig organisiert sind.

Als Selbständiger immer den Überblick behalten

Grundlegend gilt es für Sie als Selbständiger, immer erst eine Aufgabe zu erledigen, bevor eine neue angefangen wird. Ebenso müssen Sie Mittel und Wege finden, die es erlauben, Wichtiges und Dringendes unter einen Hut zu bringen. Doch das Wichtigste daran ist: Verlieren Sie nie den Überblick, denn das führt zu Stress. Aus diesem Grunde wird empfohlen, eine Prioritätenliste zu erstellen, auf der das noch zu Erledigende ersichtlich ist. Als Selbständiger und Existenzgründer können Sie zeitlich nicht alles schaffen, weshalb Sie verschiedene Aufgaben an Ihr Personal übertragen müssen. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, schließlich haben Sie sie eingestellt.

Selbständige müssen immer ergebnisorientiert handeln

Jede Aufgabe, die erledigt wurde, muss Ergebnisse bringen. Deshalb legen Sie Normen fest, welche darstellen, wie welche Aufgaben auszuführen sind. Ebenso wichtig ist es, Ihr Personal zu schulen, um dem stetig wandelnden Markt gewachsen zu sein. Schicken Sie Ihre Mitarbeiter zu Weiterbildungsmaßnahmen – diese dadurch für Sie entstehenden Mehrkosten lohnen sich aber. Seien Sie als Selbständiger auch bestrebt, Ihr Personal regelmäßig zu motivieren, da dies förderlich fürs Arbeitsklima ist und zudem für einen reibungslosen Produktionsablauf sorgt.

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